Tutorial Membuat Mail Merge Word 2010

Pernah kegelisahan saat harus membuat manuskrip alias undangan yang dikirim dalam total penyambut yang banyak? Tentu engkau akan kesusahan menulis ratusan nama penerima secara manual. Nah, mail merge adalah salah satu fitur yang boleh kamu manfaatkan bakal memuluskan pekerjaan ini.

Sebenarnya apa itu mail merge? Apa sahaja fungsinya dan bagaimana cara membuatnya? Semua pertanyaanmu akan terjawab di kata sandang ini. Yuk, simak!

Baca Juga: 10 Petisi Email Client Gratis kerjakan Menambah Produktivitasmu

Apa itu Mail Merge?

Mail merge adalah fitur yang berfungsi cak bagi mewujudkan surat atau dokumen lainnya dalam besaran banyak nan memiliki rang format seimbang. Fitur ini sangat berfaedah kerjakan mencetak maupun mengirimkan pertinggal yang ditujukan ke banyak pemeroleh seperti pelawaan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.

Istilah “Mail Merge” bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi “Arsip Massal”, sebab fitur ini awalnya digunakan lakukan membuat surat dengan besaran penerima yang banyak. Namun sekarang, fitur sahifah massal ini tak hanya digunakan untuk menciptakan menjadikan surat, semata-mata pula undangan, siaran, dan lain sebagainya.

Baca Pula: 10 Rekomendasi Penyedia Akun Email Gratis yang Terpercaya

Dalam membuat mail merge, terserah dua suku cadang yang dibutuhkan ialah:

    • Main Document: template maupun naskah dokumen penting dengan format yang tidak berubah. Teks pada dokumen penting dijadikan ibarat ukuran dasar sahifah yang akan dibuat. Contohnya template surat berikut ini:

Asset Blog Dewaweb

  • File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke privat main document. File data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb. Contohnya seperti berikut:
    contoh contact list

Sebelum takhlik naskah manuskrip, sebaiknya kamu sudah punya file data sendang apalagi dahulu n domestik format
spreadsheet
Excel.

Mail merge berkarya dengan meribakan data dari sumber
(spreadsheet), kemudian menggunakannya kerjakan menggantikan
placeholder
sreg seluruh dokumen dengan butir-butir nan relevan sesuai dengan perintah.

Baca Juga: Tengung-tenging Password Gmail? Ini Kaidah Mengatasinya!

Fungsi Mail Merge

Mail merge ternyata boleh dimanfaatkan cak bagi mewujudkan berbagai jenis pertinggal dalam format elektronik ataupun cetak. Berikut ini beberapa contoh diversifikasi dokumen yang boleh dia untuk:

  • Surat
  • Katalog
  • Inventori
  • Invoice
  • Ajakan
  • E-mail campaign/penawaran
  • Surat, dan sebagainya

Baca Juga: Intip 5 Contoh Newsletter Ini bagi Inspirasi Email Marketingmu

Selain menghemat masa, kamu juga dapat meningkatkan efektivitas pembuatan dokumen bila hendak membuat file privat bentuk ukuran yang sama.

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word

Sekiranya kamu cak hendak membuat mail merge di Microsoft Word, berikut adalah ancang-anju yang perlu beliau lakukan:

Tutorial di bawah ini menunggangi Microsoft Word 2022 dan sistem operasi MacOS. Beberapa awalan akan terbatas berbeda tergantung versi Word dan sistem operasi ia.

Baca Juga: Prinsip Menciptakan menjadikan Daftar Isi di Word yang Rapi dan Benar

Singkatnya, cara membuat mail merge meliputi proses-proses berikut:

  1. Membuat naskah pertinggal atau template di Microsoft Word.
  2. Membuat data source n domestik format Excel, alias format lain nan didukung.
  3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah sertifikat.
  4. Menggabungkan data dengan template / tulisan tangan kopi.
  5. Menggudangkan file.

Berikut tutorial lengkap prinsip membuat mail merge di Microsoft Word:

Buka Microsoft Word, klik menu
Mailings
dahulu membeda-bedakan
Mulai Mail Merge.

cara membuat mail merge - klik mailings

2. Tentukan matra sahifah

Pilih jenis format dokumen nan ingin kamu bakal. Sira boleh memilih matra arsip, email, dan sebagainya.

cara membuat mail merge - pilih

3. Untuk naskah dokumen di Worksheet

Kerjakan naskah dokumen sreg
worksheet. Misalnya kamu akan membentuk kopi dengan ukuran seperti berikut:

cara membuat mail merge - tulis naskah di word

4. Pilih penerima surat

Setelah draft radu dibuat, kembali lega menu
Mailings
kemudian klik
Select Recipients.

Kamu boleh memintal recipients terbit daftar yang mutakadim dibuat sebelumnya kerumahtanggaan matra file Excel, Outlook Contact List, maupun text files dengan klik
Use an Existing List. Apabila dia belum n kepunyaan file data source, kamu dapat membuatnya dengan mengklik
Create a New List.

cara membuat mail merge - select recipients

5. Gabungkan perigi data dengan naskah dokumen

Pada latihan ini misalnya sira sudah memiliki file data source
(recipients)
dalam format Excel seperti teoretis berikut:

contoh contact list

Jikalau sudah memiliki data source-nya, klik opsi
Use an Existing List,lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klik
Open.

pilih file recipients yang sesuai

Kemudian akan muncul dialog box
Open Workbook
seperti berikut. Kamu bisa memilih dokumen n domestik Entire Workbook atau cuma pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop down Open Document in Workbook. Kemudian tentukan
Cell Range sreg file excel yang digunakan.

cara membuat mail merge - open workbook

Penulisan
cell range
dipisahkan dengan tanda baca (
:

) yang signifikan “setakat”. Pada contoh file excel di atas memperalat Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klik
OK.

Baca Juga: Pengertian Mailing List, Tipe, Fungsi dan Prinsip Mudah Membuatnya

6. Atur penyelenggaraan letak data dan naskah

Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai.

Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” puas naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file perigi data tadi. Letakkan kursor pengetikan di jihat kata “Cap:” sebagai halnya pola berikut. Kemudian klik submenuInsert Merge Field.

Asset Blog Dewaweb

Selanjutnya, membeda-bedakan opsi yang sesuai dengan nan ia inginkan. Misalnya pada hipotetis kamu ingin menjaringkan data Nama di sebelah “Cap:”

Asset Blog Dewaweb

Tampilan akan terlihat sebagaimana berikut, kemudian ulangi cara yang sama kerjakan mengisi data-data nan diperlukan.

insert merge field

Sekiranya mutakadim selesai, maka tampilan di file tulisan tangan
worksheet
akan terlihat seperti ini:

tampilan worksheet mail merge

7. Periksa dimensi sertifikat

Tahap selanjutnya, kamu boleh membekuk hasil tulisan tangan piagam dengan memilih opsi
Preview Results.

preview result mail merge

Hasilnya akan terlihat seperti di dasar ini. Kamu bisa menyibuk hasil data yang lainnya dengan mengklik fon
next
puas menu
Preview Results. Tampilan
worksheet
akan menyesuaikan dengan data yang suka-suka.

preview recipients

Beliau juga masih boleh mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan “No. Telp.” sehingga akibatnya menjadi seperti berikut. Jangan tengung-tenging cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview Results dan tombol next.

final preview

8. Simpan file mail merge

Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu
Finish & Merge
yang ada plong menu Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi misal berikut:

  • Edit Unik Document
    – untuk menggudangkan file dalam inskripsi baru. Hasil penyimpanan akan berisi akta Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Sekiranya di sumber data terdahulu ada 10 data, maka akan unjuk 10 file tulisan tangan berisi saban data.
  • Print Documents
    – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih silam. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu teristiadat menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
  • Send E-mail Massages
    – bakal membawa file intern matra email.

Dia silam memintal opsi di atas sesuai dengan nan diinginkan. Selesai! Engkau sudah berhasil membuat mail merge di Microsoft Word.

Baca Kembali: Apa Itu Spam Email? Penjelasan Cermin dan Cara Mencegahnya

Penutup

Bagaimana, mudah
‘kan
cara membuat mail merge nan mutakadim dijelaskan tadi? Sira tinggal ikuti langkah-langkah di atas untuk membuat mail merge menggunakan Microsoft Word. Semoga artikel ini membantumu ya, selamat menyedang!


Source: https://www.dewaweb.com/blog/cara-membuat-mail-merge-di-microsoft-word/